Conheça tudo sobre as diferenças entre NF-e, NFC-e e NFS-e para a administração do seu negócio
A emissão de documentos fiscais como NF-e, NFC-e e NFS-e é uma parte importante do dia a dia de qualquer negócio. Não é nenhum exagero dizer que nenhum negócio consegue existir se não for capaz de emitir esses documentos. Por isso, é muito importante entender como funciona cada um deles, suas características e diferenças. Vamos lá?
Quais são os principais tipos de notas fiscais eletrônicas?
Existem três tipos principais de notas fiscais eletrônicas, com características e aplicações diferentes. Esses documentos fiscais são os seguintes:
1) Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente que permite a geração automática de uma cópia para o cliente. Dessa forma, é possível automatizar o processo de envio para os consumidores e reduzir custos tanto com a impressão de documentos como com seu armazenamento físico.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é usada em operações que envolvem a compra e venda de produtos ou a prestação de serviços. Por isso, costuma ser utilizada por indústrias e e-commerces. Sobre a NF-e incide o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é de competência de cada estado.
É importante considerarmos que, para que seja feito o transporte de qualquer mercadoria vendida por e-commerce, é necessário ter uma versão impressa deste documento. Atualmente já é possível imprimir a NF-e em modelo de etiqueta, que, de uma maneira mais discreta, apresenta as informações do item transportado e os dados do comprador.
Vantagens da NF-e
Entre as vantagens do uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estão:
- Redução dos custos envolvidos na impressão dos documentos;
- Redução dos custos de armazenamento de documentos;
- Recebimento antecipado da NF-e nos Centros de Distribuição e lojas, facilitando o planejamento logístico do varejo;
- Diminuição dos erros causados pela digitação incorreta de documentos;
- Aceleração do processo de faturamento de notas;
- Possibilidade de recuperação e troca de informações entre empresas.
Um ponto importante: para usar a NF-e, a empresa precisa ter um certificado digital, permitindo a validação eletrônica de cada documento. Esse é um passo simples e sem burocracia, mas absolutamente essencial para seu negócio.
2) Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é aquele cupom fiscal entregue para o cliente após a compra de um produto no varejo. É um documento que apresenta informações como a descrição do produto adquirido, o valor da operação e os impostos que incidem sobre a compra.
Além da possibilidade de imprimir o cupom fiscal em qualquer impressora (e não obrigatoriamente em uma impressora fiscal), o varejista que usa a NFC-e pode enviar o documento em formato digital para o cliente, diminuindo custos e agilizando o atendimento ao consumidor.
Vantagens da NFC-e
Entre as vantagens do uso da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) estão:
- Facilidade de acesso ao documento, que fica disponível online;
- Mais facilidade na gestão do sistema tributário pelo varejista;
- Melhora no combate à fraude e à sonegação em todo o mercado;
- Diminuição dos custos do varejista com armazenamento de documentos, já que a NFC-e pode ser mantida digitalmente;
- Mais transparência na gestão da empresa.
3) Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada às transações que são tributadas pelo Imposto Sobre Serviços (ISS), um imposto municipal. A NFS-e substituiu as Declarações de Serviço nas transações de serviços e é uma condição necessária para que a prestação de serviços seja confirmada.
A NFS-e exige uma atenção especial, pelo fato de que regras e condições para emissão e cancelamento podem variar para cada município. O seu contador tem um papel muito importante em ajudar sua empresa a estar sempre aderente às condições determinadas pelas prefeituras.
Outra característica especial da NFS-e é o fato de que esse documento fiscal precisa ser armazenado durante cinco anos (além do ano vigente) no formato eletrônico (arquivo XML). Seus processos de retaguarda precisam estar preparados para guardar os documentos por esse prazo.
Vantagens da NFS-e
Entre as vantagens do uso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) estão:
- Redução dos custos de impressão, organização e armazenamento dos documentos fiscais;
- Simplificação das obrigações relacionadas à emissão de documentos fiscais;
- Melhora nos processos de gerenciamento de documentos;
- Mais qualidade na informação sobre as transações;
- Geração online automática de guias de recolhimento de impostos;
- Eliminação da necessidade de escrituração dos livros e da apresentação da Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIEF).
Quem precisa emitir os documentos?
Toda empresa, não importa seu tamanho, é obrigada a emitir notas fiscais. Assim, Microempreendedores Individuais (MEIs), empresas participantes do Simples Nacional, Microempresas, empresas em regime de Lucro Presumido e de Lucro Real precisam estar atentas à emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e.
Eventualmente pode haver alguma exceção concedida pelos estados e/ou municípios, mas, como regra geral, a emissão desses documentos fiscais faz parte do dia a dia dos negócios. Entender as particularidades da emissão em cada município e estado em que você atua é importante – e aqui o papel do seu contador é estratégico.
Documentos diferentes, emissões diferentes
NF-e, NFC-e e NFS-e são documentos que têm finalidades diferentes e atendem ao relacionamento da empresa com órgãos diferentes. A NF-e e a NFC-e são emitidas digitalmente pelas Secretarias da Fazenda (Sefaz) de cada estado, enquanto a NFS-e é emitida pelos municípios. Há ainda casos como o de Manaus (AM), que adotou dois modelos de NFS-e (Nota Manaus e Nota Fácil), ou de Brasília (DF), onde usa-se a Nota Fiscal Conjugada, que vale tanto para produtos quanto para serviços.
Para empresas que atuam em múltiplas cidades – ou mesmo em diversos estados do País – essa característica pode trazer uma complexidade extra para a operação. Além disso, não existe uma padronização do layout desses documentos fiscais, o que aumenta a importância de contar com um software especializado, que identifique o padrão a ser usado e automaticamente faça o preenchimento no formato correto.
À primeira vista, tudo isso pode parecer complexo. São diversos detalhes e, sem dúvida, é preciso estar atento para atender a todos os requisitos e processos determinados pelos estados e municípios. Por outro lado, NF-e, NFC-e e NFS-e são instrumentos essenciais para as empresas e trazem grandes vantagens para a operação do negócio e para o relacionamento com o Fisco.
Adotar NF-e, NFC-e e NFS-e facilita a gestão da sua empresa, melhora a qualidade das informações disponíveis, reduz falhas e ajuda a obter mais resultados. Do controle da emissão de documentos à automação das atividades tributárias, acelere seu negócio com o uso das mais modernas plataformas de negócios. Fale com a gente e saiba mais!