Facilitar o acesso e agilizar os processos estão entre os objetivos da UPF na implementação da Secretaria Acadêmica Digital. Ao atender uma portaria do Ministério da Educação, a Instituição também segue o movimento global para a digitalização de documentos e a consequente diminuição de impressões. Neste cenário, a Universidade de Passo Fundo é uma das primeiras a oferecer o Diploma Digital, já entregue aos acadêmicos formados a partir de 2021/2.
De acordo com o vice-reitor de Graduação, Edison Alencar Casagranda, as mudanças não ocorrem apenas em função das exigências legais, mas também porque a Universidade tem o compromisso com a evolução tecnológica, necessária para possibilitar maior integração entre os setores e mais agilidade nos processos iniciados pela comunidade acadêmica. “Estamos trabalhando há bastante tempo na digitalização da secretaria geral e uma das ações é a implantação do diploma com todos os trâmites funcionando. A primeira turma já recebeu esse documento”, comenta, se referindo aos formandos do curso de Medicina Veterinária, que já receberam o Diploma Digital.
O objetivo também é possibilitar uma maior integração entre os setores institucionais, dando mais mobilidade, agilidade, garantindo a integridade e a segurança das informações. Por esse motivo, todos os setores institucionais estão engajados no processo.
Mas, o que muda na prática?
As principais mudanças estão na condução dos processos, no formato de envio e no recebimento de documentos institucionais, que agora passam a ser digitais ao invés de serem recebidos e entregues em formato físico. De acordo com a equipe da Secretaria Geral, esse processo agiliza o contato, economiza o tempo e facilita o acesso às informações. A tecnologia utilizada atende as normas e padrões de segurança e confiabilidade exigidos pelos órgãos reguladores, além de estar em sintonia com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para expedição dos diplomas digitais, a UPF atende às diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que garante a validade jurídica ao documento. “É um momento ímpar na transformação digital, onde a comunidade acadêmica é beneficiada diretamente, pois agora o estudante recebe o Diploma Digital de forma mais rápida, segura e com a facilidade no compartilhamento deste documento”, complementa Deise Maurmann Poletto Nunes, da Secretaria Geral.
Ela explica que os diplomas físicos emitidos antes de 31/12/2021 não perdem sua validade. Contudo, os acadêmicos formandos de 2021/2 em diante, passam a receber apenas o Diploma Digital.
Acompanhando as mudanças da atualidade
Essa transformação contou com a atuação da equipe da Divisão de Tecnologia da Informação da UPF. O projeto, que teve início em agosto de 2021, contou com a participação de analistas de negócios, sistemas e processos, desenvolvedores, gerente de projetos, gestores de áreas e administradores de banco de dados. Para isso foram integradas tecnologias de ponta na emissão do Diploma Digital, atendendo todos os requisitos de segurança e compliance exigidos pelo Ministério da Educação.